Verwerkersovereenkomst (samenvatting)

1. Rollen

De klant is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens over zijn contacten en gebruikers. Wij zijn de verwerker en verwerken ze uitsluitend namens de klant.

2. Waar de verwerking betrekking op heeft

• Doel: het leveren van de dienst, dat wil zeggen het opslaan van contacten, het versturen van e-mail vanuit de mailboxen van de klant, het ophalen en sorteren van reacties en het schrijven van antwoordconcepten.
• Betrokkenen: de contacten en ontvangers van de klant, en de gebruikers van de klant.
• Gegevens: naam, e-mailadres, functie, website, de inhoud van e-mails en of het contact zich heeft afgemeld.
• Duur: zolang het abonnement loopt, en daarna totdat de gegevens zijn verwijderd.

3. De instructies van de klant

Wij verwerken de gegevens uitsluitend op instructie van de klant; die instructies zijn de algemene voorwaarden en de instellingen die de klant in de dienst kiest. Als wij van mening zijn dat een instructie in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming, melden wij dat.

4. Vertrouwelijkheid en beveiliging

Mensen die met de gegevens werken, zijn tot geheimhouding verplicht. Wij beschermen de gegevens met technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteld verkeer, gescheiden klantgegevens en beperkte toegang.

5. Subverwerkers

Wij maken gebruik van de leveranciers die in de privacyverklaring staan. Wij informeren de klant ten minste 30 dagen voordat we een leverancier toevoegen of vervangen die persoonsgegevens van de klant verwerkt, en de klant kan daartegen bezwaar maken. Elke subverwerker heeft dezelfde verplichtingen als wij.

6. Doorgifte buiten de EU en de EER

Wanneer een subverwerker gegevens buiten de EU en de EER verwerkt, gebeurt dat alleen met de waarborgen die de subverwerker biedt, bijvoorbeeld de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Bijstand aan de klant

Wij helpen de klant te reageren wanneer een betrokkene zijn rechten uitoefent, en waar nodig bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen. De dienst blokkeert een adres dat heeft gevraagd geen e-mail meer te ontvangen in het hele account van de klant.

8. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Wij stellen de klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk 48 uur na de ontdekking van een inbreuk die de gegevens van de klant betreft op de hoogte, met wat wij weten over wat er is gebeurd en wat er wordt gedaan.

9. Wanneer de overeenkomst eindigt

De klant kan zijn gegevens binnen 30 dagen na het einde van het abonnement ontvangen. 90 dagen na het einde van het abonnement verwijderen wij ze, met uitzondering van wat wij volgens de wet voor de boekhouding moeten bewaren.

De gegevens kunnen in de back-ups van de database blijven staan totdat die kopieën worden overschreven; de back-ups worden alleen gebruikt om de dienst na een storing te herstellen. Wat is opgeslagen bij de provider waarmee wij e-mail versturen (campagnes, contacten en mailboxen daar), wordt niet verwijderd door de verwijdering in onze database; dat wordt afzonderlijk bij die provider verwijderd.

10. Audits

Wij verstrekken de informatie die de klant nodig heeft om aan te tonen dat de verplichtingen worden nagekomen, en werken in onderling overleg mee aan een redelijke audit.