Accordo sul trattamento dei dati (sintesi)

1. Ruoli

Il cliente è il titolare del trattamento dei dati relativi ai suoi contatti e utenti. Noi siamo il responsabile del trattamento e li trattiamo esclusivamente per conto del cliente.

2. Oggetto del trattamento

• Finalità: fornire il servizio, ossia memorizzare i contatti, inviare email dalle caselle del cliente, recuperare e classificare le risposte e scrivere bozze di risposta.
• Interessati: i contatti e i destinatari del cliente e gli utenti del cliente.
• Dati: nome, indirizzo email, ruolo professionale, sito web, contenuto delle email e l'eventuale disiscrizione del contatto.
• Durata: per tutta la durata dell'abbonamento e, successivamente, fino alla cancellazione dei dati.

3. Istruzioni del cliente

Trattiamo i dati solo su istruzione del cliente, costituita dai termini di servizio e dalle impostazioni che il cliente configura nel servizio. Se riteniamo che un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati, lo segnaliamo.

4. Riservatezza e sicurezza

Le persone che lavorano con i dati sono vincolate alla riservatezza. Li proteggiamo con misure tecniche e organizzative, tra cui traffico cifrato, separazione dei dati dei clienti e accesso limitato.

5. Sub-responsabili del trattamento

Utilizziamo i fornitori elencati nell'informativa sulla privacy. Informiamo il cliente almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un fornitore che tratta i suoi dati personali, e il cliente può opporsi. Ogni sub-responsabile è soggetto agli stessi obblighi a cui siamo soggetti noi.

6. Trasferimenti al di fuori dell'UE e del SEE

Quando un sub-responsabile tratta dati al di fuori dell'UE e del SEE, lo fa solo sulla base delle garanzie da esso offerte, ad esempio le clausole contrattuali standard della Commissione europea.

7. Assistenza al cliente

Aiutiamo il cliente a rispondere quando un interessato esercita i propri diritti e, ove necessario, nelle valutazioni d'impatto. Il servizio blocca su tutto l'account del cliente un indirizzo che ha chiesto di non ricevere più email.

8. Violazioni dei dati personali

Informiamo il cliente senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore dalla scoperta di una violazione che riguarda i suoi dati, comunicando quanto sappiamo dell'accaduto e delle misure adottate.

9. Cessazione dell'accordo

Il cliente può ottenere i propri dati entro 30 giorni dalla cessazione dell'abbonamento. 90 giorni dopo la cessazione dell'abbonamento li cancelliamo, ad eccezione di quanto la legge ci impone di conservare ai fini contabili.

I dati possono rimanere nei backup del database finché tali copie non vengono sovrascritte; i backup sono utilizzati esclusivamente per ripristinare il servizio dopo un guasto. Quanto conservato presso il fornitore tramite cui inviamo le email (campagne, contatti e caselle presso tale fornitore) non viene rimosso con la cancellazione nel nostro database; viene rimosso separatamente presso quel fornitore.

10. Audit

Forniamo le informazioni di cui il cliente ha bisogno per dimostrare il rispetto degli obblighi e partecipiamo a un audit ragionevole previo accordo.