Accord de traitement des données (résumé)

1. Rôles

Le client est le responsable du traitement des données concernant ses contacts et ses utilisateurs. Nous sommes le sous-traitant et ne les traitons que pour le compte du client.

2. Objet du traitement

• Finalité : fournir le service, c'est-à-dire stocker les contacts, envoyer des e-mails depuis les boîtes mail du client, récupérer et trier les réponses et rédiger des brouillons de réponse.
• Personnes concernées : les contacts et destinataires du client, ainsi que les utilisateurs du client.
• Données : nom, adresse e-mail, fonction, site web, contenu des e-mails et le fait que le contact s'est désinscrit ou non.
• Durée : pendant toute la durée de l'abonnement, puis jusqu'à la suppression des données.

3. Instructions du client

Nous ne traitons les données que sur les instructions du client, à savoir les conditions générales et les paramètres que le client définit dans le service. Si nous estimons qu'une instruction enfreint la réglementation relative à la protection des données, nous le signalons.

4. Confidentialité et sécurité

Les personnes qui travaillent avec les données sont tenues à la confidentialité. Nous les protégeons par des mesures techniques et organisationnelles, notamment le chiffrement des échanges, la séparation des données des clients et un accès restreint.

5. Sous-traitants ultérieurs

Nous faisons appel aux prestataires énumérés dans la politique de confidentialité. Nous informons le client au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un prestataire qui traite ses données à caractère personnel, et le client peut s'y opposer. Chaque sous-traitant ultérieur est soumis aux mêmes obligations que nous.

6. Transferts hors de l'UE et de l'EEE

Lorsqu'un sous-traitant ultérieur traite des données en dehors de l'UE et de l'EEE, il ne le fait que sur la base des garanties qu'il offre, par exemple les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

7. Assistance au client

Nous aidons le client à répondre lorsqu'une personne concernée exerce ses droits, ainsi que pour les analyses d'impact si nécessaire. Le service bloque, sur l'ensemble du compte du client, une adresse qui a demandé à ne plus recevoir d'e-mails.

8. Violations de données à caractère personnel

Nous informons le client dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après avoir découvert une violation concernant ses données, en lui communiquant ce que nous savons de ce qui s'est passé et des mesures prises.

9. Fin de l'accord

Le client peut récupérer ses données dans les 30 jours suivant la fin de l'abonnement. 90 jours après la fin de l'abonnement, nous les supprimons, à l'exception de ce que la loi nous impose de conserver à des fins comptables.

Les données peuvent subsister dans les sauvegardes de la base de données jusqu'à ce que ces copies soient écrasées ; les sauvegardes servent uniquement à restaurer le service après une panne. Ce qui est conservé chez le prestataire par lequel nous envoyons les e-mails (campagnes, contacts et boîtes mail chez ce prestataire) n'est pas supprimé par l'effacement dans notre base de données ; il est supprimé séparément chez ce prestataire.

10. Audits

Nous fournissons les informations dont le client a besoin pour démontrer que les obligations sont respectées, et participons à un audit raisonnable selon des modalités convenues d'un commun accord.